• Правила учета и хранения печатей на предприятии


Печать - незаменимый атрибут предприятия любой организационно-правовой формы. Ей заверяются важнейшие внутренние документы компании (устав, локальные нормативные акты, доверенности сотрудников). Без нее не обходится также подписание договоров и соглашений с контрагентами. Важно понимать, что вопреки распространенному мнению, печати и штампы - это абсолютно разные вещи. К учету последних законодательство не предъявляет требований, у одной организации их может быть множество ("копия верна", "согласовано", адрес компании и так далее). Учет и хранение печатей осуществляются в соответствии с определенными правилами.

Регламент

Основанием для изготовления новой или замены старой печати является приказ руководителя организации. Оттиск должен содержать основные реквизиты компании (ИНН, КПП, ОГРН, адрес), фирменное наименование. В центре часто размещается логотип. Можно самостоятельно с помощью средств ЭВМ создать макет, и специализированная организации изготовит печать по оттиску. Строго запрещено использование коммерческими организациями гербовых изображений (двуглавого орла).

Держать печать рекомендуется в сейфе, в организации обязательно должен быть сотрудник, ответственный за ее сохранность. Данную обязанность следует прописать в должностной инструкции работника. Чаще всего эту функцию выполняет сотрудник бухгалтерии. Он ведет специальный журнал учета движения печатей на бумажном носителе, который следует прошить, каждый лист должен быть пронумерован. В журнале отражаются дата, время, фамилия, имя и отчество сотрудника, которому передается печать, наименование документов, которые заверяются оттиском.

С появлением у организации новых реквизитов адреса или наименования, печать подлежит замене, что делается на основании соответствующего приказа. Старую нужно уничтожить, подтвердив это актом. Для этого в организации создается специальная комиссия.

Серьезно следует отнестись к пропаже печати. Ведь с ее помощью заверяется подлинность документов, поэтому несанкционированное использование оттиска может повлечь за собой негативные последствия для компании. Если печать пропала, следует незамедлительно обратиться в полицию.

Правила учета и хранения печатей на предприятии